ERP: cos’è un Enterprise Resource Planning e quando conviene scegliere un tool online o creare un gestionale da zero

Nell’era dell’informatizzazione è impensabile che un’azienda possa continuare ad usare solo un sistema gestionale e non valuti invece di acquistare un applicativo ERP per l’ottimizzazione di tutti i processi organizzativi senza sprechi o errori di alcun genere. Ma che cosa si intende per ERP aziendale e perché può essere considerato il nuovo gestionale che ogni impresa dovrebbe avere?  Per poter comprendere cosa sono i sistemi ERP è necessario darne una definizione e farne un esempio. In questo articolo, inoltre, approfondiremo le differenze rispetto al tradizionale software gestionale e vedremo quali sono i migliori ERP italiani.

ERP aziendale: la definizione del nuovo gestionale per la tua azienda

Il sistema gestionale ERP è la “spina dorsale informatica” di un’azienda  che consente di pianificare e coordinare ogni risorsa e garantisce che il flusso dei materiali e delle informazioni sia sempre continuo. In altre parole: il gestionale ERP è il sistema software ERP usato per gestire tutte le attività di un’azienda, dalla contabilità alla gestione del rischio, dal project management alla gestione delle risorse umane, con l’obiettivo di pianificare, quantificare e prevedere alcune azioni per evitare errori. La raccolta dei dati infatti proviene da fonti diverse ma grazie all’ERP gestionale ogni duplicazione dei dati è eliminata, così da avere solo un database di informazioni precise. I sistemi gestionali ERP pertanto sono indispensabili per le aziende che vogliono veramente efficentare i processi della propria impresa.

La metodologia ERP: come funziona il processo di gestione

Di fatto i gestionali ERP centralizzano i dati delle varie aree aziendali e li ottimizzano in modo che ci sia un’integrazione tra tutte le linee di business, in un’ottica di massima efficienza operativa, senza margine di errore. Il coordinamento di ogni processo, ottenuto grazie ad un sistema ERP aziendale che elimina il disallineamento delle informazioni a monte, permette di avere un unico database condiviso in azienda che si aggiorna in tempo reale ogni volta che un utente di un reparto compie un’operazione del flusso lavorativo. Fondamentalmente i sistemi ERP aziendali, quindi, permettono di gestire i moduli di un’organizzazione in base alle esigenze. Ovvero, si può partire prima con quelli essenziali (controllo di gestione, contabilità e amministrazione, gestione del personale, del magazzino e della produzione) e poi man mano decidere se e quali altri moduli integrare (come la gestione delle vendite o della distribuzione, della manutenzione degli impianti).

Come scegliere un ERP aziendale: gli aspetti da valutare

La scelta di acquistare uno dei gestionali ERP per la propria attività non è semplice. Bisogna infatti considerare vari aspetti, come:

• gestire le licenze d’uso
• fronteggiare le difficoltà della singola impresa di abbandonare il gestionale interno usato da sempre per integrare un sistema ERP completo
• riorganizzare il proprio impianto e la gestione di ogni processo
• predisporre un’architettura hardware e software adatta ad un’infrastruttura ERP, come avere un server centrale, sistemi di backup
• prevedere i costi del software gestionale ERP nonché i relativi costi di manutenzione e aggiornamento del server, del sistema operativo e del database. In tal senso l’opzione di un gestionale ERP in cloud si rileva ottimale, come vedremo nel prossimo paragrafo

Perché conviene scegliere un ERP in cloud

Scegliere di acquistare un ERP in cloud è molto più conveniente perché consente di controllare e coordinare i vari processi dell’azienda permettendo a tutti gli utenti che hanno accesso al database di collegarsi sia in ufficio che da remoto, con qualsiasi dispositivo. Inoltre, permette di risparmiare sull’acquisto di risorse del data center e risolvere il problema del limite di archiviazione dei dati, in quanto basterebbe soltanto modificare gli accordi contrattuali per avere un numero illimitato di utenti collegati alla “macchina virtuale”. Lato client, poi, l’accesso alle informazioni da condividere risulta facilitato.

I 5 migliori ERP italiani sul mercato

Dopo aver visto cosa sono i sistemi ERP, aver appurato quanto siano convenienti e vantaggiosi, aver analizzato il processo di creazione ex novo di un gestionale, non resta che fare un piccolo cenno su quali sono i migliori ERP italiani:

1. Epicor che permette di gestire tutte le attività dell’azienda integrando anche i software utilizzati in ufficio, inclusi quelle delle vendite
2. Acumatica, che traccia ogni elemento dell’inventario ai fini di un’estrapolazione di dati precisi che l’azienda può trasformare in un report utile per il monitoraggio delle performance
3. SAP, uno dei più famosi, che semplifica i processi di ogni azienda tanto da essere un vero alleato per chi deve gestire le relazioni con la clientela, dall’inventariato alle singole applicazioni finanziarie
4. Oracle, l’ERP per le aziende che necessitano di un sistema gestionale di pianificazione dei profitti, gestioni dei rischi e di analisi dei report fiscali
5. Teamsystem, l’ERP italiano più conosciuto sul mercato, che fornisce ai clienti una suite di prodotti in linea con le necessità di ogni azienda, dalla logistica alla produzione, dalle vendite agli acquisti e alla contabilità.

Software gestionale vs ERP, le differenze

È necessario a questo punto doversi soffermarsi sulle differenze tra software gestionale e i sistemi ERP per comprenderne l’utilità. Ovvero, un software gestionale può solo raccogliere e consuntivare tutte le informazioni provenienti dalle singole aree di gestione mentre i sistemi ERP aziendali controllano, gestiscono le informazioni e propongono determinate azioni in base al flusso. Si tratta perciò di due modi di gestione differenti e dunque solo l’azienda, in base alle proprie necessità, potrà decidere se convenga scegliere l’uno o l’altro. Facciamo un esempio di ERP per chiarire il concetto: all’interno di un’azienda un sistema ERP potrebbe proporre quali prodotti acquistare, quando farlo, da quali fornitori, quando lanciarli, tenendo conto dell’analisi dei dati. Insomma, rispetto al classico gestionale, un ERP consente di:

• personalizzare le varie funzionalità del sistema secondo le esigenze dell’azienda
• monitorare e organizzare real time i flussi di lavoro
• migliorare l’efficienza del processo d’impresa
• elaborare i dati trasformandoli in informazioni utili per i piani business aziendali
• integrare ogni funzione in un unico sistema gestionale

Tutto ciò, quindi, si traduce in 3 grandi vantaggi offerti da un sistema ERP:

• integrazione tra processi aziendali con massimizzazione del controllo di ogni work-flow
• riduzione delle duplicazioni e ottimizzazione della condivisione e della coordinazione tra le varie aree d’aziende secondo un progetto di massima trasparenza informativa
• potenziamento della gestione interna tramite un monitoraggio dell’andamento di ogni area dell’azienda solo da un cruscotto centralizzato a cui possono accedere gli operatori dell’impresa mediante dispositivo fisso o mobile

Quando è utile far creare un gestionale personalizzato per la tua azienda

Di base in verità un’azienda non dovrebbe porsi la domanda se debba usare o meno un software gestionale, quanto quale usare. Si, perché se è vero che sul mercato, come sopra accennato, ci sono dei gestionali funzionali che soddisfanno le varie necessità delle singole aziende, è anche vero che un’azienda potrebbe valutare di sviluppare un gestionale interno o richiederne uno personalizzato. Questo significherebbe in primis un prodotto su misura unico, che nessun altro, neppure i competitor potrebbero mai avere identico. Ma non solo, farsi creare un gestionale ex novo implica:

• avere una soluzione software adattabile alle esigenze della tua azienda. Per cui, partendo dai problemi di gestione che solo tu potrai conoscere in base alla tua attività potrai delineare quali moduli siano necessari per comporre il gestionale funzionale al tuo lavoro. E questo implica che non dovrai imparare niente di nuovo ma soltanto continuare a svolgere le tue mansioni ma ottimizzando alcune fasi del processo, organizzandole al meglio. In altre parole: non sarai tu a doverti “adattare” all’utilizzo di un nuovo strumento perché sarà questo ad essere già adattato a ciò che fai
• risparmiare tempo nella gestione delle attività, come ridurre i passaggi più macchinosi o manuali, aumentando di conseguenza la velocità e l’efficienza delle singole operazioni
• fare tutte le modifiche necessarie che potrebbero emergere durante l’uso. Per cui se hai un gestionale personalizzato potrai decidere tu, d’accordo con gli sviluppatori, quando e come modificarlo
• potenziare il gestionale aggiungendo man mano nuove funzioni passo passo che cresce anche l’attività dell’azienda, così da adeguarlo a nuove ed eventuali esigenze di business.

Come creare un gestionale ex novo

Cosa bisogna fare però concretamente per creare un gestionale ex novo? Prima di tutto bisogna affidarsi a una digital agency e analizzare il flusso di lavoro della propria attività, capire cioè come si articola il processo così da poter ideare un gestionale che gestisca tutte le singole fasi. Tendenzialmente un workflow si sviluppa in 3 fasi principali:

• la ripetizione di alcune operazioni per raggiungere determinati risultati
• la divisione delle responsabilità tra gli operatori
• l’adozione di un metodo comune tra tutti gli impiegati

Per cui, solo una volta che si definisce il flusso aziendale si può effettivamente passare alla creazione del gestionale nell’ottica di una semplificazione del processo e una maggiore funzionalità. Nella progettazione del gestionale si dovrà anche tener conto di queste caratteristiche:

• massima flessibilità nella pianificazione delle attività e nella gestione dei progetti così che i project manager possano definire e assegnare ogni compito, stabilirne la priorità e la scadenza
• possibilità di condividere documenti, file, calendari, contatti e tutto ciò che possa essere necessario tra i membri di un team
• tracciare il tempo speso per una determinata operazione al fine di stimare il costo della produttività aziendale e al contempo verificare dove si possa intervenire per migliorarla
• elaborare report sui progressi e i progetti conclusi con successo

Insomma, il gestionale deve diventare lo strumento aziendale per ottimizzare i tempi, migliorare l’efficienza di ogni reparto, ridurre gli errori e semplificare i lavori più complessi, ma anche monitorare i risultati che si stanno ottenendo: un primo passo fondamentale per una evoluzione nelle moderne e dinamiche logiche di ERP aziendale.